Business Knigge: Umgang mit Visitenkarten

Im Rahmen unseres Ratgeber Business Knigge geht es heute im Blog um den richtigen Umgang mit Visitenkarten. Was gilt es beim Umgang mit Visitenkarten zu beachten? Wann und wie übergibt man seine Visitenkarte an den Gesprächspartner? Do’s und Dont’s.

Regeln für den richtigen Umgang mit der Visitenkarte Ihres Gesprächpartners

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit sollte man meinen. Beobachtet man jedoch in der Praxis das Zeremoniell der Verteilung von Visitenkarten so stellt man erstaunt fest, dass sich viele Menschen keine Zeit dafür nehmen, die eben überreichte Visitenkarte einen Augenblick anzuschauen.

Nehmen Sie sich Zeit für die Visitenkarte!

Stecken Sie die Karte nicht sofort weg sondern schauen Sie sich den Text in aller Ruhe einmal an. Diese Geste der Höflichkeit ist in anderen Kulturen ein Muss und sollte auch in unserem Kulturraum für Sie selbstverständlich sein.

Außerdem ist es durchaus möglich, dass Sie durch die eben überreichten Karte neue Informationen zu Ihrem Gesprächspartner erhalten. Zum Beispiel einen Doktortitel, den Ihr Interessent am Telefon und bei der kurzen persönlichen Vorstellung weggelassen hat. Oder die genaue Bezeichnung seiner Position im Unternehmen. Nicht selten ergeben sich neue Aspekte für das Gespräch.

Der richtige Ort für die Karte

Haben Sie die erhaltene Visitenkarte gut auf. Am Besten an einem Ort der Ihrem Gesprächspartner auch signalisiert, dass Sie ihn wertschätzen. Das kann ein spezielles Etui für Visitenkarten sein oder ein dafür geeignetes Fach in Ihrer Businessmappe.

Englischsprachige Visitenkarte

Sind Sie beruflich auch international tätig? Dann sollten Sie für Ihre internationalen Geschäftsparter auch immer eine Visitenkarte in englischer Sprache und Typus dabei haben.

Keine Notizen auf die Karte

Auf Ihre eigene Visitenkarte können Sie Notizen hinterlassen. Gegebenenfalls bekommt Ihre Visitenkarte für Ihren Gesprächspartner sogar eine individuelle und persönliche Note.

Aber: bitte schreiben Sie nicht auf die eben erhaltene Visitenkarte von Ihrem Gesprächspartner. Behandeln Sie diese Karte sauber und sorgfälltig, denn auch hier zeigen Sie wieder die Wertschätzung für Ihren Kunden.

Wann überreicht man keine Visitenkarten?

Visitenkarten werden auch Geschäftskarten genannt und sind ausschließlich für das Business gemacht. Überlegen Sie sich gut, ob Sie im privaten Umfeld eine berufliche Visitenkarte übergeben oder eher handschriftlich Ihre persönlichen Kontaktinformationen. Bei gesellschaftlichen Veranstaltungen wie z.B. einem Ball ist das Überreichen einer Visitenkarte auf jeden Fall deplaziert.

Wer beginnt?

Für den zeitlichen Ablauf beim Austausch beachten Sie folgende Regel für das miteinander Bekanntmachen: Die in der Hierarchie niedriger stehende Person übergibt seine Karte zuerst.

Bei gleichem Rang in der Hierarchie und bei vergleichbarer Position macht Einer von den Personen den Anfang und übergibt seine Visitenkarte zuerst. Hier sind keine eindeutigen Regeln definiert. Wir empfehlen: der Jüngere übergibt zuerst seine Visitenkarte dem Älteren.

Bei Besuchern, unabhängig davon ob es sich um Kunden, externe Partner oder Lieferanten handelt, gilt immer: der Besucher übergibt seine Karte zuerst.

Die Übergabe

Reichen Sie Ihre Visitenkarte langsam an Ihren Gesprächspartner und schauen Sie ihm dabei in die Augen. Übergeben Sie Ihre Karte so, dass Ihr Kunde die Karte nicht erst drehen muss, sondern die den Text gleich lesen kann.

In Europa ist die Übergabe der Karte mit einer Hand üblich. In asiatischen Kulturen wird die Visitenkarte mit beiden Händen übergeben.

Geben Sie die Karte Ihrem Gesprächspartner auf jeden Fall persönlich in die Hand.